送信後に顔面蒼白！　「メールの誤送信」を防ぐ手だては？

イメージ画像（Thinkstockより）

　いつも通り見積もり書を作成して、履歴からちょいちょいと相手を選択して、送信。“あれ、ちょっと見覚えのないアドレスだな”と思って送信後に確認したら、送った会社のライバル会社。見積もり価格が異なっていたため大問題になり、取引中止に……。または、同僚の態度に頭が来て長文のちくりメールを上司に送ろうとしたら、本人に送ってしまい、大げんかになった。浮気相手への連絡を妻に送って、修羅場勃発などなど。メールの誤送信の怖さは周知のことだろう。

　誤送信は怖いので、慎重に確認しよう、といったふわっとした努力目標は効果ゼロ。いつかまた絶対に繰り返すことになる。では、どうすればいいのか？

　その答えのひとつが、7月1日にKDDIからリリースされる、メールの誤送信防止アプリ「Nazori Mail Checker」だ。法人向けのソリューションだが、オールドスタイルかつ画期的な手法を取り入れている。アドレスや件名、添付ファイルなどをマウスでなぞることで確認を強制的に促し、ミスを見つけてくれるのだ。ルーチンワーク的に適当になぞると、確認していないと判別し、再度操作を促すという徹底ぶり。確認すべき重要情報は色が変わったり、ローマ字や英語表記のメールアドレスをひらがなに変換したり、アプリをインストールしたPC間で添付ファイルを相互になぞり操作で確認するなど、ミスを見つけるための機能が充実しているのが特徴だ。

　とはいえ、個人が導入できるシステムではない。まず個人の場合は、送信直後にミスに気がついた際、キャンセルできるアプリを使うことをお勧めする。GmailやInbox、そして筆者のメインメーラーである「Shuriken 2016」（ジャストシステム）などは送信キャンセルができるので活用したい。

　添付ファイルを誤送信することで情報が漏洩するのを防ぎたいなら、パスワード付きのZIPに圧縮すればいい。解凍用のパスワードをメール以外の方法で送っているなら、最悪の事態は免れる。その際、ファイル名も送信先の名前を含めた具体的なものにしておくと、さらに安心だ。「柳谷様＿見積もり」というファイル名で山田さんに送ろうとしていれば、確認画面でも見つけやすい。

　送信先は履歴やアドレス帳から選択することが多いと思うが、その際、メールアドレスだけを見て選択するのは避けたほうがいい。必ず、正確な漢字で名前を登録し、送信画面で確認できるようにしておこう。アルファベットの羅列だと、一瞥しただけだけではミスに気がつかない可能性が高いからだ。日本語なら「河合」と「川井」など、同じ読みでも見た目が異なるのでわかりやすい。

　普通の人であれば、誤送信は1～2年に1回というところだろうが、その時に運が悪いと、大きな被害を招きかねない。普段から負担にならない程度の誤送信防止対策を取っておくと、トラブルを回避できる可能性が高まる。喉元過ぎると熱さを忘れるのが人間だが、できる限り、日々実践することをお勧めする。
（文＝柳谷智宣）